Tạo lời chào IVR trên Grandstream UCM6300 và kiểm tra chuyển máy

IVR giúp người gọi chọn bộ phận bằng bàn phím, nhưng chỉ phát được lời chào chưa phải là hoàn tất cấu hình. Cần kiểm tra phím chọn, tình huống không bấm và tuyến cuộc gọi từ bên ngoài vào đúng IVR.

Phạm vi: dòng UCM6300 với giao diện web tương ứng tài liệu Grandstream. Một số phiên bản gọi menu là Call Features, tài liệu mới dùng Basic Call Features. Các tùy chọn mới có thể chưa có ở firmware cũ; không cập nhật firmware chỉ để khớp bài viết. Đối chiếu tài liệu đúng phiên bản trước thao tác. Bài dùng ví dụ giả định, không tuyên bố đã kiểm thử trên tổng đài thực tế.

Viết kịch bản trước khi ghi âm

Giả sử một văn phòng muốn phím 1 gặp kinh doanh, phím 2 gặp kỹ thuật và phím 0 gặp lễ tân. Trước tiên, xác nhận các máy nhánh hoặc nhóm nhận cuộc gọi này đã hoạt động. Nếu chọn một nhóm chưa có người trực, lời chào đúng vẫn không giúp khách gặp được nhân viên.

Mẫu nội dung minh họa: “Cảm ơn quý khách đã gọi đến doanh nghiệp. Để gặp bộ phận kinh doanh, bấm 1. Để gặp hỗ trợ kỹ thuật, bấm 2. Để gặp lễ tân, bấm 0.” Thay tên doanh nghiệp và lựa chọn bằng quy trình thật; tránh đọc quá nhiều phím trước khi khách có thể thao tác.

Tạo IVR và chọn bản ghi

Theo IVR Guide của Grandstream, mở Basic Call Features → IVR → Add, đặt tên, số IVR và lời chào. File lời chào có thể được quản lý tại PBX Settings → Voice Prompt → Custom Prompt. Trong Key Pressing Events, gán từng phím đến đích đã chuẩn bị; thiết lập cả Timeout và Invalid để xử lý không bấm hoặc bấm sai.

Chỉ cho phép quay trực tiếp các máy nhánh khác khi quy trình doanh nghiệp cần. Không bật khả năng gọi ra ngoài từ IVR nếu chưa có mục đích và kiểm soát tương ứng. Nếu chưa có file phù hợp, thu hoặc chuyển định dạng theo yêu cầu tài liệu firmware, nghe thử trước khi thay bản đang dùng.

Đưa cuộc gọi thử vào IVR

Basic Configuration Guide nêu cấu hình tuyến vào ở Extension/Trunk → Inbound Routes và lựa chọn IVR làm đích. Với hệ thống đã vận hành, ưu tiên tuyến/số thử đã được thống nhất; ghi lại đích cũ trước khi sửa. Không tạo một quy tắc bao trùm mọi cuộc gọi nếu chưa rà cách khớp DID và các điều kiện thời gian hiện hữu.

Ví dụ, một số thử chỉ dùng nội bộ dự án sẽ giúp kiểm tra menu mà chưa tác động đến hotline chính. Nếu doanh nghiệp chỉ có một số, chọn thời gian bảo trì và bố trí người trực nhận phản hồi khi thay đổi. Đây là lựa chọn vận hành cần thống nhất, không phải một bước tự động của tổng đài.

Ma trận nghiệm thu cuộc gọi

Nghe lời chào được nhưng bấm không chuyển

Ghi lại số gọi vào, thời gian, phím đã bấm và đích dự kiến. Thử một máy nguồn khác, đối chiếu log và phương thức DTMF của tuyến với đơn vị quản trị/nhà cung cấp. Không đổi đồng thời nhiều tham số trunk vì sẽ khó xác định nguyên nhân. Nếu thay đổi gây lỗi nhận cuộc gọi, trả tuyến về đích đã ghi và xác nhận hotline phục hồi trước khi tiếp tục.

Doanh nghiệp có thể tham khảo Grandstream UCM6302 hoặc các câu hỏi khi lựa chọn tổng đài. DTEL tiếp nhận nhu cầu qua trang liên hệ hoặc 0898 219 222.