D-CHECKIN: Nền tảng quản lý đăng ký và vận hành sự kiện

Từ danh sách khách ban đầu đến báo cáo bàn giao, D-CHECKIN giúp ban tổ chức kết nối các công việc trên cùng dữ liệu: mở đăng ký, cấp vé QR, check-in, quản lý phiên và quyền lợi, trình chiếu chào mừng và quay số trúng thưởng.

D-CHECKIN là nền tảng do DTEL phát triển, sử dụng qua trình duyệt trên điện thoại và máy tính. Mỗi khách hàng có không gian quản lý riêng cho sự kiện, nhân sự, thương hiệu và phạm vi công việc được phân công.

Nhận tư vấn giải pháp cho sự kiện · Trao đổi qua Zalo · Gọi 0898 219 222

Khi việc đón khách cần nhiều hơn một danh sách tên

Trước sự kiện, danh sách khách có thể nằm trong nhiều file với cách ghi thông tin khác nhau. Đến ngày tổ chức, đội lễ tân cần tìm đúng người, kiểm tra vé và biết khách đã vào hay chưa. Trong lúc đó, bộ phận vận hành còn phải theo dõi phòng hội thảo, phát quà, suất ăn và danh sách quay thưởng.

Nếu mỗi công việc dùng một bảng riêng, dữ liệu phải được nhập lại và đối chiếu nhiều lần. Khi có ngoại lệ như cấp lại vé, khách ra ngoài rồi vào lại hoặc in lại thẻ tên, người phụ trách cần biết thao tác nào đã được thực hiện và bởi ai.

D-CHECKIN kết nối những công việc này để đội ngũ sử dụng cùng hồ sơ khách trong suốt sự kiện. Quản lý phân công phạm vi thao tác cho từng nhân sự; bộ phận hiện trường làm việc theo quyền được giao; dữ liệu ghi nhận phục vụ đối soát sau chương trình.

Giải pháp dành cho những đơn vị nào?

• Công ty tổ chức sự kiện, agency và đơn vị MICE: chuẩn bị và vận hành nhiều chương trình với đội ngũ, thương hiệu và yêu cầu khác nhau.
• Doanh nghiệp: tổ chức hội nghị, hội thảo, đào tạo, lễ tri ân, gala và sự kiện nội bộ.
• Hiệp hội, câu lạc bộ và cộng đồng: quản lý khách tham dự từ danh sách thành viên, sử dụng mã QR thành viên đã cấp khi phù hợp với điều kiện sự kiện.
• Đơn vị phục vụ nhiều khách hàng: tổ chức không gian quản lý riêng và phân công nhân sự theo phạm vi được giao.

Một hành trình dữ liệu từ chuẩn bị đến bàn giao

1. Thiết lập sự kiện và phân công đội ngũ

Người quản lý thiết lập thời gian, địa điểm, sức chứa, loại vé, giờ mở và đóng check-in, cổng vào/ra cùng người phụ trách. Nhân sự được phân quyền theo vai trò, sự kiện và cổng được giao.

Với quy trình cần nhiều bước chuẩn bị, D-CHECKIN hỗ trợ dựng sơ đồ bằng cách kéo và nối các bước, sinh việc bắt buộc, chọn chức năng bổ sung và phân công thực hiện. Người dùng được dẫn tới biểu mẫu cần hoàn thiện, giúp việc theo dõi tiến độ gắn với dữ liệu đã lưu.

2. Chuẩn bị danh sách hoặc mở đăng ký trực tuyến

Ban tổ chức có thể nhập khách từ Excel/CSV, ánh xạ cột, xem trước và xử lý lỗi hoặc hồ sơ trùng trước khi sử dụng.

Nếu cần mở đăng ký, biểu mẫu có thể tùy chỉnh trường thông tin, nội dung và hình ảnh. Hệ thống hỗ trợ đăng ký nhóm, duyệt đăng ký, danh sách chờ và nội dung Việt–Anh cho trang khách.

Các thông tin cần thu thập nên được xác định từ đầu theo nhu cầu vận hành: loại vé, thông tin hiển thị trên thẻ tên, điều kiện tham gia phiên hoặc quyền lợi đi kèm.

3. Phát vé QR theo thương hiệu

Vé điện tử mang nhận diện của đơn vị tổ chức, có thể xem trên web, lưu ảnh vé và gửi qua email. Khi phát sinh thay đổi, người có quyền có thể cấp lại hoặc hủy vé kèm lý do.

Với đơn vị đã có QR thành viên, hệ thống hỗ trợ sử dụng mã đã cấp để đối chiếu với danh bạ và điều kiện tham dự. Cách sử dụng cần được thống nhất khi thiết lập sự kiện.

4. Đón khách tại cổng

Nhân viên quét QR bằng camera, xem thông tin được hiển thị và xác nhận check-in. Theo cấu hình của chương trình, hệ thống hỗ trợ checkout, vào lại và lưu từng lượt ra/vào.

Sự kiện có thể bật chụp ảnh trực tiếp tại cổng và lưu ảnh theo lượt. Người có quyền cũng có thể bổ sung khách tại hiện trường, xử lý theo phạm vi được giao.

Hành trình khách cho phép tra thời gian đăng ký, các lượt check-in/checkout, số lượt và thời gian hiện diện được ghi nhận. Đây là dữ liệu để hỗ trợ xử lý tình huống và đối soát theo cách vận hành đã thống nhất.

5. Quản lý hoạt động và quyền lợi trong sự kiện

Sau cổng đón khách, D-CHECKIN hỗ trợ quản lý tham dự phiên/phòng, phát quà và suất ăn theo định mức. Trường hợp cần hoàn lượt có thể ghi lý do, giữ dữ liệu phục vụ báo cáo riêng.

Đội ngũ có thể sử dụng mẫu thẻ tên theo loại vé, xem trước khi in và ghi nhận lần in hoặc in lại. Mẫu và khổ thẻ cần được lựa chọn, thử nghiệm cùng máy in thực tế trước chương trình.

6. Đối soát và bàn giao

Người quản lý theo dõi hiện diện, lượt vào/ra, công việc nền, trạng thái gửi email và các mục cần xử lý. Hệ thống hỗ trợ xuất Excel/CSV tại các màn hình có chức năng này, nhật ký quản trị và báo cáo bàn giao theo thương hiệu.

Việc thống nhất đầu vào và cách ghi nhận ngay từ đầu giúp đội ngũ có cơ sở đối chiếu số đăng ký, khách thực đến, hoạt động tham dự và quyền lợi đã sử dụng.

Kết nối đón khách với trải nghiệm tại sự kiện

Màn hình chào mừng theo luồng đón khách

D-CHECKIN hỗ trợ trình chiếu tên, danh xưng, công ty và ảnh đủ điều kiện trên TV/LED. Màn hình có thể được tách theo cổng hoặc nhân viên của từng line để phù hợp với cách bố trí đón khách.

Ảnh chỉ được hiển thị khi đáp ứng cấu hình và quyền trình chiếu. Ban tổ chức cần xác định trước nội dung nào được phép đưa lên màn hình và thử trên hệ thống trình chiếu thực tế.

Quay số trúng thưởng từ danh sách khách hợp lệ

Mô-đun quay thưởng sử dụng dữ liệu của sự kiện để lập danh sách theo điều kiện đã chọn, chẳng hạn khách đang ở trong hoặc đã từng check-in, lọc thêm theo loại vé và phiên/phòng.

Ban tổ chức có thể thiết lập nhiều giải, nhiều phiên quay, quay từng người hoặc nhiều người cùng lượt; tùy chọn mỗi khách chỉ trúng tối đa một giải trong toàn sự kiện.

Màn hình điều khiển tách với nội dung dành cho khán giả: màn hình chờ, giới thiệu phần thưởng, hiệu ứng quay và công bố kết quả. Kết quả do máy chủ chọn ngẫu nhiên và lưu; hiệu ứng trên trình duyệt phục vụ trình chiếu.

Sau khi công bố, người phụ trách xác nhận trao hoặc ghi lý do vắng mặt và quay bù suất giải, giữ lịch sử để đối soát. Danh sách trúng thưởng có thể xuất và tổng hợp vào báo cáo bàn giao. Thiết bị bấm ngoài hoạt động như bàn phím USB/Bluetooth cần được thử trước khi sử dụng.

Điểm khác biệt trong cách tổ chức công việc

Hệ thống có thư viện mẫu và hỗ trợ tên miền riêng sau bước xác minh, cấu hình HTTPS. Giao diện phục vụ điện thoại và máy tính; PWA hỗ trợ mở nhanh từ màn hình chính.

Ví dụ cách tổ chức một hội thảo

Tình huống giả định để minh họa quy trình, không phải dự án đã triển khai.

Một doanh nghiệp tổ chức hội thảo có đăng ký trước, hai phòng nội dung và phần quay thưởng cuối chương trình.

Trước sự kiện, ban tổ chức mở đăng ký, duyệt khách, phát vé QR và phân công nhân viên theo cổng. Mẫu thẻ tên được chuẩn bị theo loại vé. Nhân sự thử quét, in thẻ và trình chiếu trên thiết bị sẽ sử dụng.

Trong chương trình, nhân viên xác nhận khách tại cổng, ghi nhận tham dự phòng và phát quyền lợi theo cấu hình. Màn hình chào hiển thị thông tin được phép trình chiếu. Đến phần quay thưởng, người phụ trách chọn điều kiện khách hợp lệ, điều khiển lượt quay và xác nhận tình trạng trao giải.

Sau chương trình, quản lý đối soát dữ liệu khách, lượt tham dự, quyền lợi và kết quả quay thưởng để xuất báo cáo bàn giao.

Cần chuẩn bị gì trước khi triển khai?

Để DTEL tư vấn phạm vi phù hợp, anh/chị nên chuẩn bị:

• Loại chương trình, ngày tổ chức và địa điểm.
• Quy mô dự kiến, số cổng/line đón khách và cách bố trí nhân sự.
• Nguồn danh sách: file có sẵn, đăng ký trực tuyến hay danh bạ thành viên.
• Loại vé, quy tắc duyệt, ra/vào lại, phiên/phòng và quyền lợi cần ghi nhận.
• Nhu cầu in thẻ, chụp ảnh, màn hình chào hoặc quay thưởng.
• Camera, điện thoại, máy tính, máy in, TV/LED và đường Internet dự kiến sử dụng.
• Nội dung thương hiệu, dữ liệu được phép trình chiếu và báo cáo cần bàn giao.

Trước ngày tổ chức, cần thử toàn bộ luồng bằng dữ liệu thử: đăng ký, cấp vé, quét và xác nhận, xử lý ra/vào lại, in thẻ, trình chiếu, ghi nhận quyền lợi và kiểm tra báo cáo theo những chức năng được chọn. Các tình huống ngoại lệ cũng cần được thống nhất với người phụ trách.

DTEL đồng thời cung cấp giải pháp Internet/Wi-Fi sự kiện để trao đổi phương án kết nối phục vụ vận hành. Với địa điểm ngoài TP.HCM, cần khảo sát hoặc xác nhận điều kiện, nhân sự và chi phí trước khi nhận triển khai.

Điều kiện và phạm vi sử dụng

D-CHECKIN hiện cần kết nối Internet; chưa triển khai check-in offline. Điện thoại, máy tính và thiết bị tại các vị trí vận hành cần được kiểm tra kết nối trước sự kiện.

Tính năng và hạn mức phụ thuộc gói triển khai, cấu hình và quyền tài khoản. Số khách, số người quét đồng thời, tốc độ xử lý và mức dịch vụ cần được xác định theo phạm vi nghiệm thu cụ thể.

Camera, máy in, TV/LED và thiết bị bấm ngoài cần thử trên thiết bị thực tế. Với email, trạng thái máy chủ đã nhận không bảo đảm thư vào Inbox; kết quả gửi còn phụ thuộc nhà cung cấp.

Đối chiếu gương mặt 1:1 đang trong giai đoạn phát triển/thử nghiệm và cần nghiệm thu riêng; chưa có liveness. Không xem đây là chức năng nhận diện tự động hoàn chỉnh hoặc cơ chế bảo đảm đúng người. Ảnh trên màn hình chào và quay thưởng chỉ hiển thị khi đủ điều kiện theo cấu hình và quyền trình chiếu.

Trao đổi phương án D-CHECKIN cho sự kiện của anh/chị

Gửi DTEL loại chương trình, ngày tổ chức, địa điểm, quy mô dự kiến và các công đoạn cần quản lý. DTEL sẽ liên hệ xác nhận nhu cầu, trao đổi phạm vi triển khai và nội dung demo phù hợp.

Đăng ký demo D-CHECKIN

Nhận tư vấn qua Zalo · Hotline 0898 219 222