Nghiệm thu tổng đài ngoài giờ bằng cuộc gọi thử

Để nghiệm thu tổng đài ngoài giờ, hãy xác định trước khách sẽ nghe gì và cuộc gọi đi đâu trong từng tình huống. Nếu có nhiều đầu số công khai, lập bảng riêng cho từng số. Quy trình dưới đây kiểm tra từ phía người gọi và áp dụng cho hệ thống đã cấu hình luồng theo lịch.

Chốt kết quả mong đợi trước khi gọi

Ghi giờ mở cửa, giờ đóng cửa, múi giờ và những ngày nghỉ có lịch riêng. Với mỗi khung, ghi lời chào cần phát, máy nhánh hoặc nhóm trực cần nhận và phương án khi nhóm đó không bắt máy. Xác nhận cách xử lý với người trực trước khi chạy thử. Nếu cần đổi cấu hình, lưu lại thiết lập hiện tại và thống nhất thời điểm khôi phục nếu luồng trong giờ bị ảnh hưởng.

Gọi từ một số bên ngoài doanh nghiệp

Gọi vào đúng đầu số khách nhìn thấy trên website. Nghe hết lời chào, bấm phím như khách nếu có menu, rồi nhờ người ở đầu nhận xác nhận đã nhận được cuộc gọi và nghe rõ hai chiều. Lặp lại khi không ai bắt máy để xem cuộc gọi đi đâu tiếp theo.

Khoanh vùng khi thực tế khác kịch bản

Nếu nghe đúng lời chào nhưng sai nơi nhận, đối chiếu nhánh tương ứng với phím vừa bấm hoặc quy tắc khi hết thời gian chờ. Nếu nghe nhầm lời chào, đối chiếu ngày giờ của hệ thống và lịch được gán cho đầu số. Ghi thời điểm, đầu số đã gọi, lời chào và nơi thực tế nhận máy để quản trị viên tra nhật ký. Sau mỗi lần sửa, gọi lại kịch bản lỗi và kiểm tra thêm một cuộc trong giờ.

Ví dụ giả định. Một văn phòng đóng cửa lúc 17:30. Lần thử lúc 17:31 phát đúng lời chào ngoài giờ, nhưng bấm phím 1 vẫn gọi nhóm bán hàng đã nghỉ. Hãy báo rõ phím 1 và nơi nhận thực tế. Sau khi chỉnh nhánh này, thử bấm phím 1 lần nữa và thử một cuộc không bấm phím để kiểm tra cả luồng chờ.

Nếu đang chuẩn bị triển khai, hãy gửi DTEL số đầu mối tiếp nhận, giờ trực và kịch bản ngày nghỉ để trao đổi phương án. Xem dịch vụ tổng đài ảo DTEL hoặc liên hệ Hotline/Zalo 0898 219 222.